Privacyverklaring
Op deze pagina leggen we uit hoe we met de privacy van leden en websitebezoekers omgaan.
Doel en grondslag
De vereniging De Woudkapel, gevestigd Beethovenlaan 21, Bilthoven, registreert persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang, zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
De Woudkapel verwerkt persoonsgegevens voor het verzenden van het mededelingenblad, belangrijke berichten, nieuwsbrief en het afhandelen van je betalingen.
De Woudkapel verwerkt deze persoonsgegevens conform de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 7 mei 2025.
Contactgegevens:
De Woudkapel, Beethovenlaan 21, 3723 JJ Bilthoven
De Functionaris Gegevensbescherming van De Woudkapel is te bereiken via secretaris@woudkapel.nl
Persoonsgegevens die wij verwerken
De Woudkapel verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
- RELATIE: titel, achternaam, voornaam (of roepnaam), voorletters, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres
- ADRES: straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats
- LIDMAATSCHAP: relatiesoort, inschrijfdatum, uitschrijfdatum, reden uitschrijving
Deze gegevens worden geregistreerd voor leden, vrienden, voorgangers en donateurs. Daarnaast verwerken wij gegevens van adverteerders en abonnees van ons mededelingenblad.
Nieuwsbriefontvangers hebben hun naam en e-mailgegevens beschikbaar gesteld teneinde over ons activiteitenprogramma te worden geïnformeerd.
Wij verwerken enkel gegevens die door de betrokkenen zelf zijn verstrekt. De Woudkapel registreert geen zogeheten bijzondere of gevoelige persoonsgegevens.
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via secretaris@woudkapel.nl, dan verwijderen wij deze informatie.
De Woudkapel verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Bestellen van tickets voor activiteiten
- Het afhandelen van jouw betaling
- Verzenden van onze nieuwsbrief
- Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
De Woudkapel bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Wij hanteren voor statistische doeleinden een bewaartermijn van uiterlijk 2 jaar na uitschrijving.
Delen van persoonsgegevens met derden
De Woudkapel deelt jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. De Woudkapel blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Je gegevens worden (mogelijk) opgeslagen in de volgende systemen:
- Zaalverhuur (SuperSaas B.V.), benodigd voor ordentelijke zaalverhuur
- Ticketkantoor (tiqq B.V.), benodigd voor het juist afhandelen van ticketverkoop
- Kantoorautomatisering in de cloud (Combell, Microsoft, Google, Apple), benodigd voor communicatie met leden
- Contactformulieren via hostingserver (Combell), benodigd om correct contactformulieren via de website te versturen (indien we deze hebben ingeschakeld)
- Boekhoudsoftware (), benodigd voor het correct afhandelen van de financiële administratie.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
De Woudkapel gebruikt op haar website alleen functionele cookies en analytische technieken die geen inbreuk maken op je privacy.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
De Woudkapel verwerkt persoonsgegevens in de ledenadministratie met het online programma Donate4All van de firma Hagru BV te Groningen. Deze provider maakt gebruik van beveiligde en versleutelde servers in Nederland.
De Woudkapel neemt verder passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of als er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met secretaris@woudkapel.nl
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door De Woudkapel.
Je kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar secretaris@woudkapel.nl
De Woudkapel wil je er tevens op attent maken dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
